在日常工作中，我们经常会写各种各样的通知、报告或宣传软文，搞得我们头瞬间大了。但是工作报告必须要写的工作进行全面的检查、评价及明年工作的规划，也就是看看今年取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，哪方面还有需要改进和提高的，再展望明年的工作重点。做过一件事，总会有经验教育，为了方便日后的工作，需要将成功和失败的原因拿出来进行分析研究，并上升到理论的高度认识。
报告写完了，上级看后眉头皱的厉害，与上级想要的方向差太远;或者通知下发了，那究竟该如何写报告或软文，下面让我们一起来交流下。
一、邮件或通知类
邮件或各类通知是我们最常见的公文，可能每天都要收到或发送。那该类公文应如何写作?
首先我们要明确主题。通常情况下，通知只应包含一个主题。若主题过多，内容繁琐，可能造成受众抓不住主要内容，或者缺乏认真阅读耐心。其次，内容简练，简明扼要。节省时间。若为会议类，则应包含会议主题(议题)、会议时间、地点、参会人等主要信息。再次，重要通知，如会议、时间、地点等应提醒。最后，清楚表达关键信息，重要信息突出显示。
二、报告写作
第一步理清思路。(通常构思过程与初稿搭建同步)一是明确写作目的，即为什么要写这个报告或文章。如解释市场走势、传达会议精神、公布消息、要求行动等。说明……影响……传达……要求……通知……
二是主题明确——立论点。界定写作范围，即确定主题的广度与深度。在这一过充中，需要进行思路规整，思路现象，理清自己的主题与基本思路(可使用联想法或思维导图法)。
三是受众——写给谁看的，以受众或读者为中心。在某些销售培训中有：见人说人话，见鬼说鬼话，而在报告写作中，也需要考虑报告是给谁看的，根据报告受众起题。如公司对政府类调研，在突出成绩的同时，强调面临的困难为主;内部行业调研报告，则需在全面分析现状基础上，认清苦难，寻找机会。
游说矩阵：分析总体写作成果的工具——评估写作任务。一是谋篇布局策略。(提问法、列传统式提纲(通常三级标题)、头脑风暴式提纲(团队集体写作，如为了……))二是收据素材，支撑主题。
方法：一自由撰写;二是拆分写作，对每部分进行单独写作后合并;三是依据大纲与主题，根据大纲填充。段落总分形式。一句话概括、提炼出段落主旨(可加粗)，后展开。巧性排列。使用连词或排比词等。如首选，其次，最后;比较与对比;
文章修改完善。
文章初稿形成后，应进行通读。一看是否有段落错误、用词错误或遗漏;二看文章是否通顺;三看细节是否合适，并对初稿内容，尤其是细节进行调整完善。同时，在文章修改完善中，应主要用词与语气。切忌使用过多晦涩专业语言用词。报告结尾应回归重申主旨。文章写作没有捷径，只有多写、多练才能写好。
三、推广软文写作技巧
1、提炼宣传主旨，软文紧扣宣传点。以宣传软文为例，宣传软文应始终往企业想宣传的点上靠，主要是质量、文化、口号或战略方面，注重从而唤起客户感受并引起回忆(感同身受)
2、二是拟定有吸引力的题目。拟定一个有吸引力的标题，不仅更更好地表达内容主题，更能让微平台内容表现出心意。偷梁换柱、谐音互换、夸张法、借力法、发问法等方法。
3、三是图文并茂，形象化展示(视觉冲击)。通常通过配图、重要信息加粗等方式展示、突出关键信息。
4、四是软文结构布局与排版。通常布局为总—分—分—总。
5、五是精炼。宣传软文要考虑受众阅读习惯与注意力，通常不宜过长，通常字数在500-1200字左右即可。
6、六是点题。软文结尾时，应进行点题回扣主旨。
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